بستن سال مالی
یکی از موارد مهم در امور حسابداری شرکتها، بستن حسابهای موقت و دائم می باشد، این کار دلایل و اهمیت زیادی دارد که در این صفحه به تفصیل به آن پرداخته ایم.
یکی از مهم ترین فعالیت های هر حسابدار این است که بستن سال مالی را به درستی انجام دهد. حسابداران همیشه متوجه اهمیت این موضوع هستند زیرا جا انداختن حتی یک مورد کوچک می تواند برایشان باعث دردسر شود. می دانید که در این زمینه چه نکات مهمی را باید رعایت کنید؟ چگونه می توان احتمال خطا در این مورد را به صفر رساند؟
بستن سال مالی
منظور از بستن سال مالی، صفر کردن موجودی همه حساب ها می باشد. همه شرکت ها با پایان سال مالی، حساب های سالیانه شان را می بندند. با این کار در واقع یک دوره مالی شرکت به پایان رسانده شده و تمامی اطلاعات و موجودی ها به سال بعد منتقل می شود.
چرا بستن سال مالی مهم است؟
بستن سال مالی برای همه شرکت ها موضوع بسیار مهمی است. شاید با خودتان بگویید این موضوع چرا باید مهم باشد؟ اگر کسی از انجام آن سرباز زند چه اتفاقی می افتد؟ برخی از دلایل ضرورت این کار از قرار زیر است:
- سال مالی پایان یافته و دوره مالی جدید شروع می شود.
- لیستی از اطلاعات همه حساب ها و مانده حساب به دست می آید.
- مراحل قانونی کسب و کارها به درستی طی می شود.
- از افزایش بیش از اندازه اطلاعات کسب وکارها جلوگیری می شود.
- یکی از ملزومات ارسال اظهارنامه مالیاتی می باشد.
مراحل بستن سال مالی
بستن حساب سالانه مهم ترین کاری است که حسابدارها با رسیدن به پایان سال انجام می دهند. این کار در طی چند مرحله و همزمان با برخی موارد دیگر انجام می شود.
دقت کنید که قبل از هر اقدامی برای بستن سال مالی باید اسناد ومدارک مالی را بررسی کرده و از قطعی بودن حساب های موقت هم مطمئن شوید. اگر این کار به درستی انجام نشود، سند اختتامیه سال گذشته و سند افتتاحیه سال جدید را نمی توانید دریافت کنید و در نتیجه هیچ مانده حسابی به سال آینده منتقل نمی شود.
فرآیند اجرایی را طی کنید
در این مرحله باید امورمختلفی را پش ببرید. مثلا باید دفاتر قانونی را تکمیل کرده و تمامی اسناد و مدارک را برای بایگانی تکمیل کنید. همچنین باید پلمپ دفاتر را انجام دهید تا بتوانید دفاتر سال جدید را دریافت نمایید.
مورد دیگری که باید انجام شود جمع آوری اطلاعات مالی سال قبل و کلیه سندهای انبار است. انبارگردانی هم باید با رعایت تمامی دستورالعمل های مربوطه انجام گردد.
فرآیندهای محاسباتی انجام می شود
اکنون نوبت به آن رسیده که همه محاسبات لازم برای بستن سال مالی و همچنین مرتب کردن حساب ها انجام شود. برخی از مواردی که در این مرحله انجام می شود عبارت است از:
- مطالبات همه کارکنان از جمله عیدی، سنوات و... محاسبه می شود.
- کسری ها و اضافات محاسبه می شود.
- تنخواه محاسبه شده و مشخصات افرادی که با آن سر وکار دارند، هم مشخص می شود.
- گزارش کاملی از سود و ضرر ارائه می شود.
- تمامی محاسبات مالی و مالیاتی انجام می شود.
همه هزینه ها و درآمدها ثبت می شود
در این مرحله همه درآمدها و هزینه های شرکت مشخص می شود. یکی از کارهایی که انجام می شود مشخص کردن همه هزینه های شرکت است. به عنوان مثال حقوق کارمندان، بیمه آن ها، پاداش، اجاره، هزینه مواد اولیه و... محاسبه می شود.
اگر هزینه های شرکت قطعی بوده باشد باید در قسمت بدهکاری های جاری و هزینه های شرکت ثبت شود. اگر هزینه ها قطعی بوده و هنوز پرداخت نشده باشد باید آن ها را در قسمت هزینه های پرداخت نشده و تحقق یافته ثبت نمایید.
کاردیگری که حسابدار در این قسمت انجام می دهد این است که تمامی درآمدهای وصول شده و یا وصول نشده را در بخش مربوطه ثبت می کند.
مشخص کردن همه پروژه ها، بستانکاران و بدهکاران
در این مرحله باید موارد مختلفی لیست شود که عبارتند از:
- همه پیش پرداخت ها، هزینه های علی الحساب، علی الحساب های کارمندان و... مشخص شده و موارد لازم تسویه می شود.
- آخرین گردش و حساب های واحد مربوطه مشخص می شود.
- پروژه هایی که تا پایان سال کامل شده و به مالکین تحویل داده شده مشخص می شود.
- تمامی پروژه های در دست اجرا و یا در دست احداث مشخص می شود.
- لیستی شامل همه اشخاص، شرکت ها، سپرده های دریافت شده، پیمانکاران و مانده حساب مشخص می شود.
- حساب های دریافتی از نهادهایی مثل کمیته امداد، نیروهای مسلح، بیمه های طرف قرارداد، بانک ها و... به صورت مجزا مشخص می شود.
فرآیند کنترل انجام می شود
در این بخش حسابدار موارد مختلفی را بررسی و کنترل می کند. مثلا همه رویدادهای ثبت شده کنترل می شود تا مطمئن شویم که درست انجام شده است. همه گردش های انبار هم بررسی شده و با ارقامی که در ترازنامه می آید تطبیق داده می شود.
- مورد دیگری که باید کنترل شود همه سیستم های حسابداری است. این کار باعث می شود از ثبت قطعی و درست همه اسناد مطمئن شویم.
- گزارش دارایی ها باید به ریال محاسبه شده و با اعداد ترازنامه تطبیق داده شود.
- همه حساب های مالی بررسی شده و مانده آن ها محاسبه می گردد.
- در نهایت هم باید همه گزارش ها و صورت های مالی مورد بررسی حسابدار قرار بگیرد.
اقدامات لازم برای بستن حساب صورت می گیرد
در این مرحله همه اقداماتی انجام می شود که باعث بستن سال مالی شرکت می گردد. همه حساب های مربوط به بانک، طرف حساب ها و... بررسی شده و اگر مغایرتی وجود داشته باشد تکلیف آن روشن می گردد.
حساب های موقتی بسته می شود تا مانده حساب ها به حساب های دائمی سال بعد وارد شود. در اینجا مراحل بستن حساب ها کامل می شود.
اسناد ومدارک مالی پایانی صادر می گردد
در این بخش اسنادی مثل سند تعدیل ماهیت، سند اختتامیه، سند افتتاحیه و... صادر می شود و مراحل بستن سال مالی پایان می یابد.
حساب موقت چیست؟
حساب موقت حسابی است که از ابتدای سال بدون هیچ گونه موجودی شروع به کار می کند. در پایان سال موجودی این حساب ها صفر شده و به حساب دائمی منتقل می شود. از این حساب ها به شکل دوره ای استفاده می شود و در واقع استفاده از آن ها تا زمان مشخصی اعتبار دارد.
از دوره های قبلی هیچ مانده حسابی به حساب های موقت منتقل نمی گردد. از طرفی هم مانده این حساب ها را نمی توان به حساب موقت دیگری منتقل کرد.
به صورت کلی حساب موقت مربوط به حساب سود، حساب زیان، حساب درآمدی و هزینه ها می باشد.
بستن حساب موقت
بسته به این که حساب چه ماهیتی دارد با روش های مختلفی می توان برای بستن آن اقدام کرد. مثلا حساب های مانده بدهکاری در پایان بستانکار محسوب شده و حساب های سود و زیان هم بدهکار به حساب می آید.
در نهایت مانده را به حساب ترازنامه ای یا حساب دائم منتقل می کنند. وقتی به انتهای سال مالی می رسیم همه حساب های موقتی، کسر یا اضافه می گردد. این که انجام این عملیات تا چه حد ساده یا مشکل باشد به نوع حساب ها و شرایط بستگی دارد.
چرا حساب های موقتی باید بسته شود؟
وقتی در روند بستن حساب ها هستیم همه حساب های موقتی بسته شده و مبالغشان به حساب دائمی منتقل می گردد. همه سازمان ها محاسبات شان را بر اساس درآمدها و هزینه ها انجام می دهند. همه این موارد مربوط به حساب های موقتی است.
حساب های موقتی به حساب های دائم تبدیل شده و حساب های درآمد و هزینه صفر می شود و هم چنین میزان سود و زیان هم مشخص می گردد. بستن حساب ها باید با دقت خاصی انجام شود و یک مورد کاملا ضروری محسوب می شود.
حساب دائمی چگونه بسته می شود؟
برای این کار همه حساب های دائمی مثل حساب دارایی، به حساب بستانکار تبدیل شده و حساب های بدهی و سرمایه هم به بدهکار تبدیل می گردد.
صدور سند تعدیل ماهیت
این سند با قصد اصلاح مغایرت های مختلف بین حساب ها و موارد ثبت شده صادر می شود. برای این کار مغایرت های حساب ها مشخص شده و برایشان طرف مقابل هایی تعریف می شود.
در نتیجه این کار حساب هایی که با حساب اصلی در مغایرت است به تعادل می رسد.
ماهیت طرف مقابل باید به گونه ای تعریف شود که با حساب مغایر، مخالف باشد. حساب های گفته شده باید در واقع از نظر سطح تفضیلی هم تراز با حساب های مغایر باشد.
صدور سند افتتاحیه
این سند در چند مرحله و به شکل افتتاح سال مالی جدید انجام می شود. دقت کنید که حساب های مالی جدید را نباید در ابتدای سال افتتاح کرد و این کار می بایست قبل از شروع سال انجام شود.
انبارگردانی چیست؟
در این مطلب به انبارگردانی اشاره کردیم. در این عملیات، آمار کالاهای موجود در انبار مشخص شده و موجودی آن با کاردکس تطبیق داده می شود. پس از آن کسری ها اصلاح شده و اگر لازم باشد به موجودی اضافه می گردد.
بر اساس آن چه قانون مشخص کرده است همه شرکت ها باید حداقل یک بار در سال انبارگردانی انجام دهند.
احسان معظمی (نویسنده ارشد)
من تمام تجربیات خودم رو در زمینه خدمات امور ثبتی در این مقالات برای شما به اشتراک گذاشتم و امیدوارم تونسته باشم به افزایش علم و سواد ثبتی شما همراهان عزیز کمک کرده باشم.
